Realização por videoconferência de atos autênticos, termos de autenticação e reconhecimentos

Foi publicado, no dia 30 de dezembro, o Decreto-Lei n.º 126/2021, que estabelece o regime jurídico temporário aplicável à realização, através de videoconferência, de atos autênticos, termos de autenticação de documentos particulares e reconhecimentos que requeiram a presença dos intervenientes perante conservadores de registos, oficiais de registos, notários, agentes consulares portugueses, advogados ou solicitadores. Os atos realizados ao abrigo do Decreto-Lei têm o mesmo valor probatório dos atos realizados presencialmente, desde que observados os requisitos nele previstos.

Os conservadores de registos e oficiais de registos podem realizar, em território nacional, por videoconferência, atos relativos ao procedimento especial de transmissão, oneração e registo imediato de prédios em atendimento presencial único; atos relativos ao processo de separação ou divórcio por mútuo consentimento; e os atos relativos ao procedimento de habilitação de herdeiros com ou sem registos.

Os notários, agentes consulares portugueses*, advogados ou solicitadores podem realizar por videoconferência todos os atos da sua competência, desde que em território nacional, com exceção dos:

– Testamentos e atos a estes relativos;

– Atos relativos a factos sujeitos a registo predial que não respeitem a (i) factos jurídicos que determinem a constituição, o reconhecimento, a aquisição, a modificação ou a extinção dos direitos de propriedade, usufruto, uso e habitação, superfície ou servidão; (ii) factos jurídicos que determinem a constituição ou a modificação da propriedade horizontal; (iii) promessa de alienação ou oneração de imóveis, se lhe tiver sido atribuída eficácia real, ou a cessão da posição contratual emergente desse facto; (iv) hipoteca, sua cessão, modificação ou extinção, a cessão do grau de prioridade do respetivo registo e a consignação de rendimentos.

 

É disponibilizada uma plataforma informática pelo Ministério da Justiça para suporte à realização dos atos, através da qual é facultado o acesso às sessões de videoconferência. Esta plataforma permite, entre outras funcionalidades, e através do acesso à área reservada: aceder às sessões de videoconferência; manifestar que o documento a lavrar é conforme à sua vontade; aceder aos documentos a lavrar, para assinatura eletrónica qualificada; consultar o histórico dos atos em que foi interveniente na plataforma; consultar os pagamentos de emolumentos devidos ao IRN, I. P..

O acesso à área reservada depende da autenticação do utilizador através dos meios de autenticação segura disponíveis em autenticação.gov.pt.

Os procedimentos para a realização da videoconferência, bem como a plataforma informática a usar para o efeito, são certificados pelo Gabinete Nacional de Segurança.

 

  • Procedimento:
  1. Agendamento:

A realização destes atos depende de prévio agendamento. Depois de acordada a data, o profissional procede ao agendamento do ato na plataforma informática e é enviada aos intervenientes identificados pelo profissional uma mensagem para o endereço de correio eletrónico por eles indicado, contendo a informação necessária.

 

  1. Sessão de videoconferência:

Os atos são objeto de gravação audiovisual. As sessões de videoconferência só iniciam após os intervenientes terem prestado o seu consentimento para a recolha de elementos necessários para a verificação da sua identidade, terem procedido à autenticação na plataforma e terem declarado conhecer as condições para a sua realização.

O profissional é responsável pela condução das sessões de videoconferência no cumprimento das formalidades legalmente impostas para a prática do ato, e partilha no seu ecrã os documentos que for lendo e explicando em voz alta e na presença, simultânea ou não, de cada um dos intervenientes. A leitura, explicação e assinatura dos documentos devem realizar-se no mesmo dia, sob pena de nulidade, cabendo ao profissional certificar-se que o ato é conforme à real vontade dos intervenientes.

Os intervenientes não podem desativar, em circunstância alguma, a captação de imagem ou som durante a sessão, sob pena de o procedimento ser interrompido pelo profissional, sem conclusão do ato.

Caso não se verifiquem as condições técnicas adequadas à boa condução do procedimento, este deve ser interrompido.

 

  1. Recusa da prática do ato:

Para além dos casos de recusa previstos no Código do Notariado, o profissional deve recusar a prática do ato que lhe seja requisitado se tiver dúvidas sobre: a identidade dos intervenientes; a livre vontade dos intervenientes; a capacidade dos intervenientes; a genuinidade ou integridade dos documentos apresentados; e caso não se verifiquem as condições técnicas necessárias.

 

  1. Assinatura e disponibilização dos documentos:

Após a leitura e explicação do documento, os intervenientes apõem ao documento a sua assinatura eletrónica qualificada, submetendo-o na plataforma informática.

O profissional apõe ao documento a sua assinatura eletrónica qualificada e submete-o na plataforma após verificação da qualidade da sessão ou sessões de videoconferência, sendo dispensado o selo do serviço.

É disponibilizada uma cópia eletrónica do documento lavrado aos intervenientes quando o procedimento for concluído.

 

  1. Conservação e acesso a documentos:

As gravações das sessões de videoconferência são arquivadas e conservadas pela entidade gestora da plataforma informática durante um período de 20 anos e apenas são disponibilizadas aos intervenientes mediante decisão judicial.

Os documentos lavrados e os respetivos documentos instrutórios que devam ficar arquivados são arquivados e conservados no suporte original pelo profissional durante o período de tempo legalmente imposto para os documentos lavrados em suporte de papel, não se dispensando o cumprimento de outras formalidades impostas por lei (com exceção dos documentos particulares autenticados que titulem atos sujeitos a registo predial e dos documentos que os instruem, que se encontram sujeitos a depósito eletrónico). Estes documentos podem ser consultados até 30 dias após a realização do ato e por quem neles tenha intervindo, através da respetiva área reservada.

 

  1. Registos de acessos à plataforma informática:

Todos os acessos à plataforma são objeto de registo informático, cujo acesso depende da entidade gestora da plataforma, sem prejuízo de ordem judicial.

 

  1. Tratamento de dados pessoais:

Cada profissional é responsável pelo tratamento de dados pessoas que efetue no âmbito da realização de atos através de videoconferência, e o IRN, I.P., é responsável pelo tratamento de dados pessoais que não sejam da responsabilidade dos profissionais.

 

  1. Nulidade:

A preterição das formalidades instituídas determina a nulidade dos atos.

 

Os intervenientes podem fazer-se acompanhar nos atos por advogado ou solicitador, presencialmente ou à distância, sendo feita referência a essa circunstância nos documentos lavrados.

O Decreto entra em vigor no dia 4 de abril de 2022 e tem uma vigência de dois anos, findos os quais deverá ser objeto de avaliação pelo Governo.

 

* Quanto aos atos a realizar por agentes consulares portugueses, o presente decreto-lei abrange a prática de atos notariais relativos a portugueses que se encontrem no estrangeiro ou que devam produzir os seus efeitos em Portugal, nos termos previstos no Decreto-Lei n.º 51/2021, de 15 de junho, que aprova o Regulamento Consular.

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